Codice etico e sistema disciplinare

Adottato con delibera dell’assemblea del 14 luglio 2017

Conforme al CODICE DI COMPORTAMENTO secondo il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, 231 – ANAV approvato il 3 luglio 2007 dal Ministero della Giustizia

GENERALITÀ 

Il Codice Etico, adottato da Geoclima S.r.l., è un insieme di principi e di regole la cui osservanza è di fondamentale importanza per il buon funzionamento e il miglioramento dell’affidabilità dell’Azienda. Esso rappresenta la “Carta dei diritti e dei doveri fondamentali” attraverso cui l’Azienda:

  • chiarisce le proprie responsabilità etiche e sociali verso i diversi portatori di interessi interni ed esterni quali: azionisti, dipendenti, collaboratori, fornitori, Enti Pubblici, clienti e mercato finanziario;
  • ricerca forme di bilanciamento e/o punti di equilibrio tra i molteplici interessi e le legittime aspettative avanzate dai portatori di interessi.

L’adozione del presente Codice si pone l’obiettivo primario di raccomandare, promuovere o vietare determinati comportamenti, indipendentemente da quanto previsto dalla normativa e dalla rilevanza penale delle singole condotte. È comunque un documento che è parte integrante del Modello organizzativo di gestione e di controllo (MOG) e, pertanto, la sua violazione implicherà l’applicazione di sanzioni proporzionali.

Il comportamento individuale e collettivo dei dipendenti e collaboratori dell’Azienda deve, perciò, essere in sintonia con le politiche aziendali e deve tradursi concretamente in collaborazione, responsabilità sociale e rispetto della normativa vigente seguendo gli standard di comportamento individuati dal Codice Etico.

L’adozione di questo Codice completa ed arricchisce le norme contenute nel Regolamento aziendale e, più precisamente, nel:

  • Codice di Comportamento del Personale Aziendale;
  • Regolamento aziendale per l’utilizzo del sistema informatico;
  • Procedure del Sistema di Gestione per la Qualità.

DESTINATARI

Il Codice Etico è diretto a tutti coloro che, dipendenti o collaboratori, instaurino con l’Azienda rapporti o relazioni, dirette o indirette, in maniera stabile o temporanea e/o comunque operino per perseguire gli obiettivi aziendali. Essi verranno di seguito indicati con il termine “destinatari”.

I destinatari che violano i principi e le regole contenuti in questo Codice, ledono il rapporto di fiducia instaurato con l’Azienda.

Tutti i destinatari sono tenuti a prendere conoscenza del Codice Etico, a contribuire alla sua attuazione, al suo miglioramento continuo ed alla sua diffusione.

L’Azienda, dunque, si impegna a distribuire a tutti i dipendenti, i collaboratori, i clienti ed i fornitori copia del presente Codice e a diffonderne i contenuti e gli obiettivi perseguiti.

I principi su cui si basa il Codice Etico aziendale sono i seguenti:

  • comportamento dell’Azienda e dei suoi diversi interlocutori eticamente corretto e conforme alle leggi nazionali ed estere;
  • lealtà dei dipendenti e collaboratori nei confronti dell’Azienda;
  • correttezza, cortesia e rispetto nei rapporti fra colleghi;
  • professionalità e diligenza professionale;
  • rispetto dell’ambiente e della salute e sicurezza dei dipendenti e collaboratori.

L’Azienda si adopera per dare concretezza ai valori ed ai principi contenuti nel Codice, facendosi carico delle responsabilità verso l’interno, verso l’esterno e rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito aziendale. Si impegna perciò in azioni di formazione, informazione e sensibilizzazione sui contenuti del Codice con gli obiettivi di:

  • promuovere e rafforzare la cultura di impresa circa i valori condivisi;
  • divulgare le norme, le procedure e le prassi cui attenersi per osservare il Codice stesso;
  • ampliare il consenso ai principi di base del presente Codice;
  • migliorare in modo continuo il Codice stesso nell’intento generale di renderlo sempre più chiaro ed adeguato ai tempi.

Gli standard etici di comportamento che l’Azienda intende perseguire sono i seguenti:

  • equità ed uguaglianza nel trattamento e nel riconoscimento del valore delle risorse umane;
  • diligenza, trasparenza, liceità, onestà, riservatezza e imparzialità nello svolgimento delle attività d’impresa;
  • tutela della persona e dell’ambiente.

Il presente Codice Etico si pone l’obiettivo generale di avere la funzione preventiva dei reati così come previsto dal D.lgs 231/01 e di cercare di contribuire alla diffusione e all’attuazione di una cultura aziendale ispirata agli standards etici sopra definiti.

Questo impegno implica anche il non iniziare e/o il non proseguire alcun rapporto con chi non intenda condividere a detti principi.

La missione dell’Azienda consiste nella costruzione, nella vendita e nell’installazione di macchine ed impianti termodinamici per il trattamento aria (sistemi di condizionamento e refrigerazione dell’aria) .

L’Azienda, inoltre, ha voluto dare maggiore solidità e garanzia al livello qualitativo raggiunto e prospettico ottenendo la Certificazione di Qualità UNI EN ISO 9001:2015.

Tale certificazione pone particolare attenzione agli aspetti organizzativi e gestionali dell’Azienda con puntuali riferimenti alle risorse interne e ai vari portatori di interesse esterni all’Azienda, quali i clienti ed i fornitori.

In particolare, si vuole assicurare che i requisiti tecnici qualitativi e quantitativi dei prodotti da ordinare siano chiaramente definiti, comunicati e completamente accettati dal fornitore, il piano di produzione non subisca ritardi a causa dell’approvvigionamento, il fornitore sia in grado di fornire il prodotto/servizio come richiesto e, i prodotti acquistati siano conformi ai requisiti specificati.

CRITERI GUIDA NELLE POLITICHE VERSO I DESTINATARI

GEOCLIMA S.r.l. si impegna sui seguenti principi e obiettivi:

IMPARZIALITÀ
Pari opportunità di lavoro a tutti i dipendenti e collaboratori sulla base delle qualifiche professionali e delle capacità di rendimento, senza discriminazioni riguardanti l’etnia, la religione, le opinioni politiche, la nazionalità, il sesso, l’età, le condizioni fisiche e sociali;

AMBIENTE DI LAVORO
Nelle relazioni di lavoro, interne ed esterne affinché non avvengano molestie sessuali, comportamenti o iniziative che creino un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti di singoli o di gruppi di lavoratori e che non si creino situazioni che interferiscano in maniera negativa con l’esecuzione di prestazioni lavorative altrui o che ostacolino le altrui prospettive di lavoro e/o carriera, per meri motivi di competitività personale;

SVILUPPO
Sviluppare le capacità e le competenze di ciascun dipendente e collaboratore con attività di formazione e di aggiornamento continue e mirate;

VALORE RISORSE
Garantire un trattamento equo basato su criteri di merito e di competenza;

PRIVACY
Proteggere le informazioni relative a dipendenti e collaboratori generate o acquisite all’interno ed all’esterno dell’Azienda e ad attivare ogni utile accorgimento per evitare un uso improprio di tali informazioni;

SALUTE E SICUREZZA
Promuovere e proteggere la salute e la sicurezza dei propri dipendenti e collaboratori nell’ambiente di lavoro. La società si impegna, inoltre, a considerare con particolare attenzione la condizione di chi avverta disagio in presenza di fumo, fermo restando l’indirizzo di non fumare nei luoghi di lavoro salvo in quelli autorizzati, contraddistinti da apposite indicazioni.

I Destinatari si impegnano a:

RESPONSABILITÀ
Fornire la prestazione prevista dal contratto di lavoro, coerentemente con i compiti, gli obiettivi e le responsabilità assegnate, senza delegare ad altri dipendenti o a collaboratori il compimento di attività o l’adozione di decisioni di propria spettanza;

DILIGENZA
Per i dipendenti, Rispettare l’orario di lavoro salvo giustificato motivo e limitare le assenze dal luogo di lavoro a quelle strettamente necessarie; dedicare le adeguate risorse, in termini di tempo e dedizione ai compiti assegnati per il perseguimento dei relativi obiettivi, per i collaboratori adottare un comportamento consono all’ambiente di lavoro in cui si presta l’attività;

CLIMA AZIENDALE
Contribuire alla creazione di un clima professionale in cui tutti, collaboratori e dipendenti si sentano coinvolti positivamente nel raggiungimento degli obiettivi aziendali;

ONESTÀ
Impiegare i beni e le risorse messi a disposizione dalla società nel rispetto della loro destinazione aziendale d’uso e cercare di tutelare la loro conservazione e la loro funzionalità poiché ogni destinatario è considerato direttamente e personalmente responsabile della protezione e della conservazione dei beni e delle risorse a lui affidate per lo svolgimento delle proprie mansioni; pertanto i destinatari si impegnano anche a non utilizzare le linee telefoniche dell’ufficio per esigenze personali, salvo casi di emergenza, e si attengono alle disposizioni del Regolamento aziendale per l’utilizzo del sistema informatico, per l’utilizzo di Internet e della posta elettronica; si impegnano inoltre a non utilizzare i veicoli aziendali per svolgimento di compiti personali e a non trasportare persone estranee all’Azienda, salvo espressa autorizzazione della stessa;

RISERVATEZZA
Usare la massima cautela e cura nell’utilizzo di informazioni non di pubblico dominio derivanti dallo svolgimento delle proprie mansioni. Le informazioni e ogni altro materiale ottenuti nello svolgimento del proprio lavoro sono di proprietà dell’Azienda. I destinatari si impegnano a non divulgare, usare o comunicare informazioni e/o qualunque altro genere di notizie, documenti, dati ecc., connessi agli atti e alle operazioni proprie di ciascuna mansione o responsabilità che abbiano carattere di riservatezza senza specifica autorizzazione;

CONFLITTO DI INTERESSI
Evitare tutte le situazioni e attività in cui si possa manifestare un conflitto di interessi tra attività economiche personali e mansioni ricoperte in Azienda. Se dovessero comunque insorgere, in maniera occasionale, situazioni di conflitto o situazioni di potenziale conflitto, è richiesta la massima trasparenza ed una comunicazione tempestiva al responsabile preposto e/o la funzione referente per gli eventuali provvedimenti del caso;

OMAGGI
Accettare od offrire in maniera diretta o indiretta atti di cortesia commerciale, quali omaggi, pagamenti e benefici, solo quando siano tali da non poter essere interpretati come finalizzati ad acquisire vantaggi per sé o per l’Azienda in modo improprio. Il dipendente o collaboratore che riceva/offra omaggi tali da non poter essere ascrivibili a normali corretti rapporti di cortesia deve informare direttamente il proprio responsabile o la funzione referente e rifiutare;

SALUTE E SICUREZZA
Partecipare al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stessi, di colleghi e di terzi.

RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA
Particolare valenza assume la trasparenza, l’accuratezza e la completezza dell’informazione di Bilancio. A tal proposito ciascun dipendente è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente.
Le informazioni che confluiscono nei report periodici o nella contabilità, sia generale che analitica, devono attenersi ai principi di trasparenza, correttezza, completezza ed accuratezza.
Le scritture contabili devono essere basate su informazioni precise, esaurienti e verificabili. Ogni scrittura nei libri contabili deve riflettere la natura dell’operazione, rappresentarne la sostanza e deve essere basata su una adeguata documentazione di supporto in modo da consentire:

  • l’agevole registrazione contabile;
  • l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità;
  • l’accurata ricostruzione dell’operazione.

I dipendenti e i collaboratori che venissero a conoscenza di falsificazioni nella contabilità o nella documentazione su cui le registrazioni contabili si fondano, devono riferire la notizia al responsabile o alla funzione referente, i quali possono a loro volta coinvolgere l’Organismo di Vigilanza e Controllo.

Nel caso in cui le citate mancanze riguardassero il diretto responsabile o la funzione referente, il dipendente o collaboratore si deve rivolgere direttamente all’Organismo di Vigilanza e Controllo.

Se la segnalazione dovesse risultare deliberatamente infondata, l’Azienda può avviare un procedimento disciplinare per il dipendente o interrompere il rapporto con il collaboratore.

I dipendenti e collaboratori devono informare in maniera adeguata i terzi del contenuto delle disposizioni del Codice Etico, anzitutto consegnando copia del presente Codice Etico, al fine di uniformare i comportamenti  degli  stessi  alle  presenti disposizioni.

RAPPORTI CON CLIENTI E FORNITORI                

Ogni destinatario è tenuto a svolgere le proprie mansioni con l’obiettivo di ottenere la massima soddisfazione del cliente. Quando richiesto, ogni destinatario è tenuto a fornire assistenza e informazioni, in maniera cortese, educata, corretta ed esauriente.

La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni di acquisto devono essere basate su una valutazione obiettiva di:

  • qualità di beni e servizi richiesti;
  • prezzo dei beni e servizi richiesti;
  • capacità della controparte di fornire e garantire tempestivamente beni e servizi di livello adeguato alle esigenze dell’Azienda.

RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE    

L’assunzione di impegni con la Pubblica Amministrazione è riservata esclusivamente alle Funzioni aziendali a ciò preposte.

I destinatari non devono promettere, offrire o accettare pagamenti o beni a pubblici funzionari per promuovere o favorire gli interessi dell’Azienda, salvo che non si tratti di atti di cortesia commerciale di modico valore e tali da non poter essere interpretati come finalizzati ad acquisire vantaggi per sé o per l’Azienda in modo improprio.

In caso di offerte/proposte da pubblici funzionari, il dipendente o collaboratore deve riferire al proprio responsabile o funzione competente e rifiutare.

Nel corso di rapporti (contatti, richieste, trattative etc.) con la Pubblica Amministrazione non è consentito al personale incaricato dall’Azienda, interno ed esterno, di cercare di influenzare impropriamente le decisioni della controparte.

L’Azienda si impegna a tenere a far tenere ai propri dipendenti e collaboratori comportamenti corretti nei confronti del Fisco.

L’Azienda non può farsi rappresentare, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, da soggetti terzi (consulenti etc.) quando si possano creare conflitti di interesse. È cura dell’Azienda diffondere contenuti ed obiettivi del presente Codice Etico fra tutti i destinatari (interni ed esterni) in maniera che applichino le direttive etiche aziendali.

Nel corso di rapporti (contatti, richieste, trattative, etc.) con la pubblica amministrazione, non è consentito intraprendere, direttamente o indirettamente, le seguenti azioni:

  • esaminare o proporre  opportunità  di  lavoro  e/o  commerciali  che  possano avvantaggiare soggetti della pubblica amministrazione;
  • sollecitare od ottenere informazioni riservate che possano compromettere la reputazione o l’integrità di una o di entrambe le parti;
  • offrire o fornire omaggi/utilità.

RAPPORTI CON  ORGANIZZAZIONI  POLITICHE,  SINDACALI, E CON  I MASS-MEDIA     

Geoclima S.r.l. non eroga, in alcuna forma, contributi diretti o indiretti a partiti, movimenti, comitati, organizzazioni sindacali e politiche, né ai loro rappresentanti e candidati.

I rapporti con la stampa sono tenuti dall’organo amministrativo e saranno svolti in coerenza con la politica di comunicazione definita dall’Azienda. Le informazioni fornite devono essere veritiere, complete, accurate, trasparenti e tra loro omogenee.

I dipendenti  e i collaboratori devono astenersi dal rilasciare a rappresentanti della stampa e di altri mezzi di comunicazione e a qualsiasi terzo dichiarazioni o interviste riguardanti l’Azienda senza autorizzazione dei responsabili competenti.

Il sistema di controllo interno è costituito dall’insieme degli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività d’impresa, orientandola verso il raggiungimento dei propri obiettivi e contrastando adeguatamente i rischi.

Il sistema di controllo, nel suo insieme, deve fornire una ragionevole e adeguata garanzia circa il rispetto delle leggi dello Stato, delle procedure interne, dei Codici aziendali. Inoltre tale sistema deve garantire il conseguimento degli obiettivi prefissati, la  tutela dei beni e delle risorse  dell’Azienda, la  gestione aziendale secondo criteri di efficacia ed efficienza, nonché l’attendibilità delle informazioni contabili e gestionali verso l’interno e verso l’esterno dell’Azienda.

L’Azienda si impegna a definire un sistema procedurale idoneo a ridurre il rischio di violazione del Codice, assegnando adeguate responsabilità e risorse ad un organo interno di vigilanza e controllo affinché sia in grado di elaborare le opportune linee guida da attuare nelle diverse funzioni aziendali.

Le regole contenute nel Codice Etico integrano il comportamento che il dipendente è tenuto ad osservare, in virtù delle leggi civili e penali vigenti e degli obblighi previsti dalla contrattazione collettiva.

La violazione delle norme del Codice Etico lede il rapporto di fiducia instaurato con l’Azienda. Tale violazione viene valutata come inadempimento delle obbligazioni contrattuali del rapporto di lavoro dipendente o di collaborazione professionale, ai sensi dell’Art. 2104 del Codice Civile, e, può portare ad azioni disciplinari, legali o penali. Nei casi più gravi la violazione può portare alla risoluzione del rapporto di lavoro, se posta in essere dal dipendente, ovvero all’interruzione del rapporto, se posta in essere da un collaboratore o soggetto terzo (fornitore ecc.).

MISURE NEI CONFRONTI  DI AMMINISTRATORI E SINDACI

In caso di violazione del modello o di adozione di comportamenti e/o atti che contrastino con le disposizioni o i principi del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo aziendale (MOG), da parte di Amministratori e/o di sindaci di Geoclima S.r.l., l’Organismo di Vigilanza e Controllo informa l’organo amministrativo e di controllo (Collegio o Sindaco unico), i quali provvederanno ad assumere le iniziative più opportune, sindacale fra le quali, ad esempio, la convocazione dell’Assemblea dei Soci per l’adozione delle misure più idonee consentite dalla Legge, oltre che dallo statuto e/o dal contratto individuale. Fermo restando l’esercizio eventuale delle azioni che il diritto societario prevede a carico di esponenti apicali dell’azienda (revoca ed azione di responsabilità), le sanzioni disciplinari nei confronti degli stessi possono consistere in un richiamo formale (censura), in meccanismi automatici di sospensione della carica per un periodo determinato, nella sospensione della carica previa deliberazione o determinazione dell’organo amministrativo, nel disconoscimento della qualità di amministratore indipendente, a seconda della gravità dell’infrazione contestata.

MISURE NEI CONFRONTI DI SOGGETTI ESTERNI

Premesso che ai fini del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo le attività ed il lavoro di natura autonoma/esterna all’Azienda rilevano in quanto siano collegati con Geoclima in forza di rapporti contrattuali. A tal proposito ogni comportamento di soggetti collaboratori esterni (società, consulenti, partners, collaboratori autonomi vari etc.) che sia in contrasto con le linee e le regole di condotta indicate nel modello, previamente notificate in modo formale, e/o tale da comportare il rischio di commissione di uno dei reati  per  i  quali  è  prevista  la  responsabilità  amministrativa  degli  enti,  determina le conseguenze  previste  dal  contratto  in  termini  di  sanzioni,  penalità,  risoluzione  del vincolo negoziale. A tal fine nei contratti (di fornitura, di collaborazione, di appalto etc.) sono inserite apposite clausole (anche risolutive espresse) atte a garantire le esigibilità dei comportamenti prescritti nel Modello da parte dei soggetti collaboratori esterni.

MISURE NEI CONFRONTI DEI DIRIGENTI

In caso di violazione, da parte dei dirigenti, delle prescrizioni del Modello o di adozione, nell’espletamento della attività nelle aree a rischio, di comportamenti non conformi alle prescrizioni del Modello stesso, ovvero nelle ipotesi in cui il dirigente consenta, a collaboratori a lui sottoposti gerarchicamente o funzionalmente, di adottare comportamenti non conformi al Modello e/o in violazione dello stesso, si applicheranno le misure più idonee in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa contrattuale e legale.

MISURE NEI CONFRONTI DEI COLLABORATORI DIPENDENTI

Le sanzioni irrogabili sono quelle previste dal Titolo IV del Regolamento Allegato A) al Regio Decreto 148/1931.

La responsabilità di applicazione del Codice Etico è affidata all’organo amministrativo che opera attraverso un organo in posizione di staff, denominato “Organismo di Vigilanza e Controllo”.

L’organo amministrativo nomina l’Organismo, i cui tre componenti sono rinominabili e durano in carica per tre anni.

I requisiti dell’Organismo sono i seguenti:

  • autonomia e indipendenza, i componenti non svolgono attività operative, poiché tale coinvolgimento potrebbe minare l’obiettività di giudizio in caso di verifiche o produrre decisioni a carattere economico-finanziario;
  • professionalità, dotato cioè delle competenze necessarie per l’efficace svolgimento dei compiti assegnati, a carattere sia tecnico-specialistico che consulenziale ma solo per circoscritti ambiti di indagine;
  • continuità di azione, l’Organismo deve poter dedicare il tempo necessario allo svolgimento dei compiti assegnati.

I compiti dell’Organismo sono i seguenti:

  • assicurare la massima diffusione del Codice Etico nei confronti di tutti i destinatari;
  • informare l’organo amministrativo sullo stato di attuazione del Codice almeno una volta all’anno;
  • vigilare che il Codice Etico e i concreti comportamenti dei dipendenti e collaboratori siano coerenti e, quindi, accertare ogni notizia di violazione, coinvolgendo i destinatari e le funzioni interessate nei provvedimenti del caso;
  • verificare l’adeguatezza del Codice e delle regole con esso introdotte alla prevenzione dei comportamenti non voluti dall’Azienda;
  • effettuare analisi sul mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del Codice Etico e delle regole comportamentali con esso introdotte;
  • aggiornare il Codice per mantenerlo sempre adeguato alla realtà dell’Azienda.

Impegno della Direzione e Politica per la Qualità

La Direzione della GEOCLIMA S.r.l. ha stabilito i seguenti obiettivi strategici che devono essere perseguiti da GEOCLIMA attraverso il proprio sistema di gestione:

  • Identificare le esigenze e le aspettative del Cliente, convertirle in requisiti ed ottemperare agli stessi;
  • Fornire macchinari di elevata qualità, affidabilità e sicurezza, nel rispetto dei requisiti del Cliente e di tutte le normative vigenti, compresa la direttiva 2014/68/UE apparecchiature in pressione (PED);
  • Attivare un adeguato sistema di autocontrollo del Sistema di Gestione per la Qualità che permetta di misurare le attività, neutralizzare i problemi e fornire alla direzione idonei elementi per eseguire i riesami;
  • Perseguire il miglioramento continuo.

Al fine di raggiungere i suddetti obiettivi strategici, la Direzione s’impegna:

  • A stabilire e mantenere un efficace Sistema Qualità basato sulla comprensione ed applicazione delle politiche enunciate nel presente Manuale, nonché di promuovere la consapevolezza dei requisiti del Cliente da parte della GEOCLIMA mediante la formazione e la motivazione del personale a tutti i livelli;
    Inoltre delega:
  • Al RGQ, la responsabilità e l’autorità di redigere le procedure aziendali, tenere aggiornata la documentazione PED, eseguire le verifiche ispettive interne, relazionare a DG periodicamente sull’andamento della Qualità, verificare la corretta attuazione di tutti i rimanenti strumenti del sistema di autocontrollo (incluse le proposte per il miglioramento);
  • Ai responsabili di funzione, la responsabilità e l’autorità dell’applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità per quanto di competenza, con l’obbligo di relazionare annualmente DG sull’andamento della qualità nell’area di propria pertinenza (incluse le proposte per il miglioramento).

A tal fine si impegna a mettere a disposizione le risorse necessarie nell’ambito delle disponibilità di bilancio, invitando i responsabili di funzione ed avanzare proposte annuali in merito alla necessità di risorse.